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广州活动执行指南

2017-07-06 22:37:23 广州风媒文化活动策划有限公司 阅读

做活动执行的应当都明白,公司办一场公关活动通常需求许多的财力、物力、人力的输出,经常在举办公关活动期间会遇到许多认识不到的疑问,例如:怕流程犯错、现场呈现让领导不满意的当地、核算不行、活动作用不好、甚至在活动现场呈现让自个措手不及的事情发作,那该假如防止这些疑问呢,今日给我们共享公关活动中的履行流程和需求留意到的一些细节。

通常广州活动执行流程分为以下几个大步骤;

一、场地安置

二、活动排演

三、活动管理

四、费用清单

五、活动总结

场地安置

俗话说得好“万事最初”, 公关活动难就难在选场地和场地安置上面,那么该怎么学会和场当地交流呢,首先要做好场地前期的考察和承认作业;

1)断定公关活动的安置时刻;

2)断定出场道路、例如,泊车区域,卸货区域、是不是有货梯,能经过物料的体积巨细;

3)断定活动用电量、开关闸的方位;

4)断定客梯、楼梯、安全出口的方位;

5)断定特邀嘉宾的坐位席以及休息室;

6)断定嘉宾报到台、展现区的方位;

7)断定座椅数量、摆放方式和座椅的款式;

8)断定嘉宾走动区域、茶歇方位等;

9)断定现场是不是有网络以及掩盖状况;

10)断定现场灯火方位;

11)断定空调温度、讲台方位和高度;

12)断定泊车场方位和数量;

13)断定活动现场的总面积以及各区域面积;

其次即是活动中所需的物料制造上的终究核对,假如提早查看出来疑问也好抓紧时刻进行替换;

1)细心核对物料制造的数量、色彩、画面是不是准确、LOGO、日期以及时刻;

2)查看喷绘制造的质量,及时补救,如需求从头喷绘、调整色彩和加工制造等;

3)核对现场使用的材料是不是真实;

4)工程预期是不是按预期施工;

5)施工人员是不是悉数到位,对接施工担任人;

6)高标准的场当地也许需求施工人员的身份证和相片方可出场;

7)制造施工物料清单进度表,是不是按期完结并承认返工的时刻差;

8)现场能够多预备一点各种色彩的双面胶或透明胶之类的,一些辅佐小工具尽量多带;

接下来即是现场建立并担任整个活动现场的施工项目完结状况;

1)运输现场物料的通道进口以及货梯的方位;

2)定好舞台、主布景板方位,丈量前后的距离;

3)报到布景板、展现区的方位并承认怎么摆放;

4)活动指示牌、活动展架以及横幅的方位;

5)控制台、灯架以及音响及视频设备的方位;

6)现场施工人员应留意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗;

到这儿根本上场地建立施工建立作业根本完结了,可是你以为这就够了吗?你还需求充任“查看官”的人物,查看容易呈现疑问的环节,例如:

1)音响设备建立好以后及时选择布景音乐;

2)接纳主办方供给的客户材料,如:礼品袋、材料等等;

3)将活动中所需的材料存放在某一个当地进行统一管理分配;

4)查看活动当中所需的道具;

5)一切物料的画面、摆放方位是不是准确;

6)嘉宾进会场道路上是不是有杂物或许地毯有瑕疵的当地;

7)查看出疑问应及时纠正;

活动排演

1)首先承认一切的排演人员是不是悉数到位;

2)承认舞美灯火、音响设备是不是调试到位;

3)承认礼仪、演艺人员、拍摄摄像、主持人抵达时刻,活动执行前需求进行面对面交流;

4)断定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人交流到位;

5)承认演讲台上的桌花和摆放是不是到位;

6)最终查看一下会场地上是不是保持清洁;

活动排演流程完结以后能够放松下,或许找个没人的当地稍微睡一会,接下来即是坐等活动开端啦!

活动管理

会前

1)组织礼仪、作业人员担任嘉宾报到环节;

2)组织专门人员招待VIP嘉宾,(具体能够和客户交流);

3)组织礼仪给VIP嘉宾佩带胸花;

4)组织礼仪人员引导嘉宾进场就座;

会中

1)组织作业人员为嘉宾开门关门;

2)活动开端前,和一切作业人员提早五分钟进行承认;

3)灯火show走起、音乐走起,主持人上场;

4)会中各个环节应组织各作业人员把控,发动仪式需求礼仪帮忙;

5)组织拍摄摄像人员在会场附近随时拍摄或拍摄;

会后

1VIP嘉宾离场时,组织专门按电梯或许有专车接送;

2)嘉宾悉数离开场地以后,就开端撤展,并吩咐施工人员留意安全;

3)与场当地进行场地费用结算,以及别的发作的费用;

4)提示客户余下的材料是不是要打包带走;

5)最终带回自家的物资,并查看是不是有留传之物;

费用清单

每场公关活动完毕后都需求有一份具体的费用清单,通常会后的费用清单包含以下三种;

1)活动尾款催收;

2)演艺人员费用;

3)物料制造费用;

为了做到活动本钱的精准度,尽也许地把一切的本钱都核算在内。在这个过程中,你会发现有许多意外发作的费用都要归入到本钱中,要留意不断更新本钱表,依据变化增减有关项目产出的费用。

活动总结

活动公司学会做会后总结很要害,并不是活动做完了就不论不问,并且需求搜集一些活动后的客户反应数据,为下次活动堆集名贵的经历,同样的过错决不能呈现在下次活动身上。

1)搜集活动的拍摄相片和视频;

2)提交客户满意度调查表,并抄送给上级领导;

3)媒体新闻通稿的搜集。收拾归档发给客户;

4)结算活动尾款费用;

5)针对这次活动进行活动总结;

依据墨菲规律“任何事都没有外表看起来那么简略,会犯错的事总会犯错,假如你忧虑某种状况发作,那么它就更有也许发作”,根据这点用于在公关活动当中是最佳的活动执行警钟。

以上即是对于公关活动中操作+履行层面的步骤和留意细节。希望对我们有所协助



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